Rekrytointi on kuin tasapainoilua nuoralla: organisaatioiden on löydettävä parhaat osaajat nopeasti, varmistettava positiivinen hakijakokemus ja pidettävä yllä hyvää rekrytoinnin laatua. Nykyiset rekrytointihaasteet vaativat uudenlaisia ratkaisuja. Tässä artikkelissa käsittelen rekrytointiprosessin yleisempiä kipupisteitä ja tarjoan konkreettisia ratkaisuja, joilla organisaatiosi voi tehdä rekrytointiprosessista sujuvan ja tehokkaan sekä hakijoille että rekrytoiville esimiehille.

Rekrytointi on muuttunut merkittävästi viimeisten vuosien aikana. Työnhakijoiden odotukset ovat kasvaneet, teknologia on kehittynyt ja työmarkkinoiden dynamiikka on jatkuvassa muutoksessa. Koen, että rekrytoivat organisaatiot kohtaavat ja tulevat kohtaamaan uudenlaisia haasteita rekrytoinnin pelikentällä. Tässä muutamia esimerkkejä;

• Kilpailu parhaista osaajista tulee olemaan intensiivisempää.
• Työnhakijat odottavat yrityksiltä läpinäkyvää, nopeaa ja henkilökohtaista rekrytointi kokemusta.
• Rekrytointiprosessien tehokkuus on kriittinen kilpailutekijä.
• Datapohjaiset päätökset ovat nousseet keskeisiksi rekrytoinnin onnistumisessa.

Hakijatulva ja relevanttien osaajien löytäminen

Digitaalisten työkalujen ja työnhakualustojen myötä hakijamäärät ovat kasvaneet merkittävästi. Monissa organisaatioissa yhteen tehtävään voi tulla satoja hakemuksia. Tämä voi aiheuttaa HR-tiimeille ja rekrytoiville esimiehille valtavan määrän työtä, eikä hakijoiden seulonta manuaalisesti ole enää tehokasta.

Ratkaisuja:

Älykäs hakijoiden esikartoitus

• Organisaatiosi voi hyödyntää tekoälyä ja automaatiota hakemusten esiseulonnassa. Modernit ATS-järjestelmät pystyvät tunnistamaan parhaiten tehtävään soveltuvat hakijat koneoppimisen avulla.

ATS-järjestelmiä tarjoavat yritykset: Talentech, SAP, Teamtailor

Läpinäkyvät työnkuvaukset ja vaatimukset

• Kirjoita työnkuvaukset, jotka kommunikoivat selkeästi sekä pakolliset että toivottavat osaamisvaatimukset. Tämä vähentää epärelevanttien hakemusten määrää.

”Sosiaalinen media ja vanhojen työntekijöiden kokemukset tekevät paljon työnantajan vetovoimalle. Olemme myös tunnistaneet sen, että mitä enemmän ja tarkemmin työpaikasta kerrotaan jo ilmoituksessa, sitä enemmän se herättää myös työnhakijoissa vastakaikua” - Janika Toivonen, Baronan palvelualojen operatiivinen johtaja

Ennakkotehtävät arvioinnin tukena

• Sisällytä rekrytointiprosessiin lyhyt, mutta informatiivinen ennakkotehtävä, joka auttaa erottamaan motivoituneet ja soveltuvat hakijat massasta.
  
  

Rekrytointiprosessin tehottomuus ja hitaus

Pitkät rekrytointiprosessit ovat haitallisia kaikille osapuolille. Organisaatiot menettävät parhaat kandidaatit kilpailijoille ja hakijoiden kiinnostus työpaikkaa kohtaan voi laskea prosessin venyessä. Monimutkaiset ja koordinoimattomat prosessit aiheuttavat turhautumista sekä hakijoissa että rekrytoivissa esimiehissä.

Ratkaisuja:

Rekrytointiprosessin virtaviivaistaminen

• Dokumentoi ja optimoi rekrytointiprosessi. Tunnista ja poista turhat vaiheet ja automatisoi rutiinitehtävät. Muista myös aktiivinen ja selkeä viestintä rekrytointiprosessista hakijoiden suuntaan.

Selkeä roolien ja vastuiden jako

• Määritä tarkkaan, kuka vastaa mistäkin rekrytoinnin vaiheesta, ja varmista saumaton yhteistyö HR:n ja rekrytoivien esihenkilöiden välillä. Kommunikointi, kommunikointi ja kommunikointi.

Rekrytointiaikataulu ja KPI:t

• Aseta selkeät aikataulutavoitteet jokaiselle rekrytoinnin vaiheelle (esim. hakemuksen käsittely 2 päivässä, ensimmäinen haastattelu viikon sisällä) ja mittaa tavoitteiden toteutumista.
  
  
  

Hakijakokemuksen laiminlyönti ja negatiivinen työnantajakuva

Huono hakijakokemus voi vahingoittaa organisaation mainetta työmarkkinoilla. Yleiset hakijakokemuksen ongelmakohdat ovat puutteellinen viestintä, epäselvät odotukset ja palautteen puute. Hakijat jakavat kokemuksiaan aktiivisesti verkostoissaan ja sosiaalisessa mediassa, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti työnantajabrändiin.

Ratkaisuja:

Muista selkeä viestintä

• Kommunikoi selkeästi rekrytointiprosessin vaiheet, aikataulu ja päätöksentekoperusteet heti prosessin alussa!

Automatisoitu ja personoitu viestintä

• Hyödynnä automatisointia viestiessäsi hakijoiden kanssa, mutta säilytä personoitu ote! Varmista, että jokainen hakija saa tiedon prosessin etenemisestä ja lopputuloksesta.

Palautteen antaminen ja kerääminen

• Tarjoa rakentavaa palautetta erityisesti niille, jotka eivät edenneet rekrytointiprosessissa eteenpäin. Tässä teet ison palveluksen hakijalle! Muista kerätä myös itse systemaattisesti palautetta organisaatiosi rekrytointiprosessista hakijoilta.
  
  

Rekrytointiosaamisen puute ja epäyhtenäiset käytännöt

Joissain organisaatioissa rekrytoivilta esimiehiltä puuttuu formaali rekrytointikoulutus. Tämä johtaa epäyhteneväisiin käytäntöihin, subjektiivisiin arvioihin ja pahimmillaan syrjiviin rekrytointipäätöksiin. Rekrytointiosaamisen puute näkyy erityisesti haastattelutilanteissa ja kandidaattien arvioinnissa.

Ratkaisuja:

Rekrytointiosaamisen kehittäminen organisaatiossa

• Tarjoa esimiehille säännöllistä koulutusta rekrytointitaidoista, kuten tehokkaista haastattelutekniikoista, objektiivisesta arvioinnista ja tiedostamattomien ennakkoasenteiden välttämisestä.

Standardoidut rekrytointiprosessit

• Luo yhtenäiset rekrytointikäytännöt, jotka sisältävät strukturoidut haastattelut, selkeät arviointikriteerit ja yhteneväiset päätöksentekoprosessit.

Rekrytointityökalut ja -tarkistuslistat

• Tarjoa esimiehille konkreettisia työkaluja, kuten haastattelu oppaita, arviointilomakkeita ja päätöksenteon tarkistuslistoja.

Jos tunnistat organisaatiossasi puutteen rekrytointi osaamisessa, suosittelen tutustumaan Profession tarjoamiin koulutuksiin. 

Tietoon perustuva päätöksenteko ja ennustettavuus rekrytoinnissa

Monet organisaatiot tekevät edelleen rekrytointipäätöksiä enemmän intuition kuin datan pohjalta. Tämä johtaa epäjohdonmukaisiin tuloksiin ja vaikeuttaa rekrytoinnin laadun ja tehokkuuden parantamista pitkällä aikavälillä.

Ratkaisuja:

Rekrytoinnin mittarit ja analytiikka

• Määritä selkeät mittarit rekrytointiprosessin arvioimiseksi, kuten time-to-hire, cost-per-hire, rekrytoinnin laatuindeksi ja hakijakokemus-NPS.

Datan kerääminen ja analysointi

• Kerää systemaattisesti dataa rekrytointiprosessista ja analysoi sitä säännöllisesti löytääksesi kehityskohteita ja onnistumisia.

Analytiikan hyödyntäminen

• Edistyneemmissä organisaatioissa voidaan hyödyntää prediktiivista analytiikkaa ennustamaan, millaiset kandidaatit todennäköisimmin menestyvät ja pysyvät organisaatiossa.

TalentAdoren blogiartikkelissa käsitellään, kuinka inhimillinen lähestymistapa ja teknologia voivat parantaa hakijakokemusta ja lisätä rekrytoinnin ennustettavuutta ja tehokkuutta. Suosittelen tutustumaan TalentAdoren tarjoamiin ratkaisuihinsa, joiden avulla voit kehittää hakijakokemusta ja tehdä rekrytointiprosessistasi entistä ennustettavamman ja onnistuneemman.

Esimerkki toimintasuunnitelmasta rekrytoinnin kehittämiseksi:

1. Kartoita nykytila. Arvioi organisaatiosi nykyinen rekrytointiprosessi ja tunnista sen kipupisteet. Kerää palautetta rekrytoivilta esimiehiltä ja hakijoilta.
2. Priorisoi kehityskohteet. Tunnista 2-3 kriittisintä kehityskohdetta, joilla on suurin vaikutus rekrytoinnin sujuvuuteen.
3. Suunnittelu ja muutosten implementointi. Luo konkreettinen toimintasuunnitelma kipupisteiden ratkaisemiseksi.
4. Mittaa ja kehitä. Seuraa muutosten vaikutusta organisaatiosi keskeisiin rekrytoinnin mittareihin ja jatka prosessin kehittämistä datan pohjalta.

Varmistamalla rekrytointiprosessin sujuvuuden varmistat, että organisaatiosi houkuttelee parhaat osaajat ja pystyy rakentamaan kestävää kilpailuetua asiantuntevan ja motivoituneen henkilöstön avulla. Tsemppiä rekrytointeihin! 🙂